Privacyverklaring Belseelse Trappers vzw

Belseelse Trappers VZW respecteert uw privacy en beschermt uw persoonsgegevens.

In deze Privacy verklaring vertellen wij hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Belseelse Trappers VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Belseelse Trappers VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:
Belseelse Trappers VZW
Molenwijk 23
9111 Belsele
bestuur@trappers.be

Contactpersonen: Jan Van Haute (secretaris), Gunther Daman (voorzitter), Philip Ott

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Belseelse Trappers VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden, waaronder:

• deelname er organisatie van sport- en andere activiteiten van Belseelse Trappers VZW (uitvoering overeenkomst)
• het contacteren en communiceren met de leden van Belseelse Trappers VZW in verband met de genoemde activiteiten (bijv. mailberichten toesturen) (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang)

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, rijksregisternummer, telefoonnummer, e-mailadres, straat + straatnummer, postcode en gemeente.

Naast de persoonsgegevens die u ons meedeelt, naar aanleiding van uw lidmaatschap, verzamelt en gebruikt de club ook nog de volgende informatie:

• Het jaar waarin u lid werd van de Belseelse Trappers wordt geregistreerd.
• Indien er betalingen gebeuren door middel van een overschrijving op de rekening van de club kan uw zichtrekeningnummer ook in onze clubboekhouding bewaard.
• Als u deelneemt aan een clubrit zal uw aanwezigheid geregistreerd worden teneinde een klassement te kunnen opmaken. Hierin bewaren wij het aantal gereden ritten, de afstand en het aantal punten.
• Wanneer clubkledij besteld wordt, kunnen wij uw kledingmaten en bestelde modellen opslaan.
• Het gegevensbestand kan ook het ziekenfonds waarbij leden aangesloten zijn bevatten, om de juiste formulieren voor de terugbetaling van het lidgeld door het ziekenfonds te kunnen bezorgen aan de leden.
• Er kunnen foto's en/of filmopnames bewaard worden die gemaakt worden er tijdens onze sportieve activiteiten en clubactiviteiten. Deze kunnen gebruikt worden om te publiceren op de website, in het infoblad of om te vertonen op clubbijeenkomsten. Wie dit niet wenst, kan dit op eenvoudig verzoek aan de voorzitter bekend maken.

Deze lijst van verzamelde gegevens kan aangepast worden indien dit noodzakelijk lijkt voor de vlotte werking van Belseelse Trappers vzw.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

Van de aangesloten leden wordt verwacht dat zij elke wijziging van persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeven aan Belseelse Trappers VZW via clubsecretaris Jan Van Haute of een ander bestuurslid.

Minderjarigen: Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo kunnen wij gebruik maken van derde, gespecialiseerde partijen om volgende taken uit te besteden:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailinglijsten, cloud-systeem)
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen
• het verzekeren van onze leden
• boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen)
• logies, vervoer, inschrijvingen bij deelname aan clubactiviteiten (bijvoorbeeld meerdaagse uitstap, pisterijden, ...)

Aan elk van deze partijen (verwerkers) verstrekken wij enkel de hoogstnoodzakelijke informatie om onze werking mogelijk te maken en om zo de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Wij delen geen persoonsgegevens met derden voor commerciële, publicitaire doeleinden, tenzij u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.

Bewaartermijn

Belseelse Trappers VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

In praktijk worden de gegevens tot maximum 5 jaar na het stoppen van het lidmaatschap bewaard.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Belseelse Trappers VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• De gegevens worden bewaard in een Excel-bestand op een fysieke gegevensdrager en op een met een paswoord beveiligde cloudservice (Onedrive) als reservekopie

Uw rechten omtrent uw gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Dit kan gratis en via eenvoudig verzoek via secretaris Jan Van Haute, voorzitter Gunther Daman of Philip Ott.

Klachten

Belseelse Trappers VZW stelt alles in het werk om uw privacy te respecteren. Eventuele opmerkingen en/of klachten kan u ons te melden via bestuur@trappers.be of rechtstreeks via één van de bestuursleden.

U heeft steeds het recht om contact op te nemen met de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacycommissie) (Drukpersstraat 35 1000 Brussel, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) en in voorkomend geval klacht in te dienen, zo u zich in uw rechten geschonden acht.

Wijziging privacy statement

Belseelse Trappers VZW kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

De laatste wijziging gebeurde op 16 januari 2019.